3PL và 4PL khác nhau thế nào? Doanh nghiệp Việt nên chọn mô hình nào

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang thuê ngoài logistics, nhưng khi hỏi sâu thì lại không chắc mình đang thuê ở mức độ nào. Có doanh nghiệp nghĩ rằng mình đang làm logistics trọn gói, nhưng thực chất chỉ mới thuê vận chuyển và giao nhận. Có nơi nghe đến 4PL thấy “chuyên nghiệp”, nhưng áp dụng vào thực tế lại không hiệu quả.

Vấn đề không nằm ở việc chọn 3PL hay 4PL cho đúng thuật ngữ, mà nằm ở chỗ mô hình logistics đó có thực sự phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành hay không. Nếu chọn sai, chi phí có thể tăng, quy trình rối hơn và trách nhiệm không rõ ràng.

Hiểu logistics thuê ngoài theo cách doanh nghiệp đang làm hàng ngày

Trong thực tế, logistics của nhiều doanh nghiệp Việt được tổ chức theo kiểu “thiếu đâu xử lý đó”: cần vận chuyển thì thuê vận chuyển, cần kho thì thuê kho, phát sinh hải quan thì xử lý riêng. Cách làm này có thể vận hành được ở giai đoạn đầu, nhưng càng mở rộng thì càng lộ ra nhiều điểm nghẽn.

Logistics thuê ngoài ra đời để giải quyết bài toán này. Tùy mức độ giao việc cho đối tác logistics, doanh nghiệp sẽ rơi vào mô hình vận hành hoặc mô hình quản trị chuỗi logistics.

3PL – thuê ngoài logistics ở mức vận hành

Với 3PL, doanh nghiệp thuê một đơn vị logistics để thực hiện các công việc cụ thể, chẳng hạn:

Vận chuyển hàng hóa
Giao nhận
Kho bãi
Thủ tục hải quan

Điểm quan trọng là: doanh nghiệp vẫn giữ vai trò điều phối chính. Đơn vị logistics làm theo yêu cầu, còn việc quyết định phương án, thay đổi kế hoạch hay xử lý tổng thể vẫn nằm ở phía doanh nghiệp.

Trong thực tế, 3PL phù hợp khi:

Quy mô chưa quá lớn
Số tuyến vận chuyển còn kiểm soát được
Doanh nghiệp muốn thuê ngoài để giảm tải, nhưng vẫn muốn nắm quyền chủ động

Đây cũng là cách làm phổ biến của nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam hiện nay.

4PL – logistics ở cấp độ quản trị chuỗi

Khác với 3PL, 4PL không tập trung vào việc “làm thay từng khâu”, mà đóng vai trò quản lý toàn bộ hệ thống logistics cho doanh nghiệp.

Ở mô hình này, đơn vị logistics sẽ:

Thiết kế cấu trúc logistics tổng thể
Điều phối nhiều nhà vận chuyển, kho bãi khác nhau
Theo dõi hiệu quả chi phí và dòng hàng
Đề xuất cải tiến dài hạn

Có thể hiểu đơn giản: nếu logistics là một hệ thống, thì 3PL là người vận hành từng bộ phận, còn 4PL là người quản lý và tối ưu cả hệ thống đó.

3PL và 4PL khác nhau thế nào trong vận hành thực tế?

1. Mức độ tham gia vào chuỗi logistics

Với 3PL, đối tác logistics tham gia từng phần, theo từng yêu cầu cụ thể. Với 4PL, đối tác tham gia ở cấp tổng thể, nhìn toàn bộ chuỗi từ đầu đến cuối.

Doanh nghiệp cần xác định rõ: mình đang cần người làm việc hay cần người quản lý hệ thống.

2. Quyền kiểm soát và trách nhiệm

3PL giúp doanh nghiệp giữ quyền kiểm soát cao hơn, nhưng đổi lại là phải theo sát logistics hàng ngày. Khi khối lượng hàng tăng, áp lực quản lý cũng tăng theo.

Với 4PL, doanh nghiệp giảm gánh nặng vận hành, nhưng phải sẵn sàng ủy quyền sâu hơn và chọn đối tác đủ năng lực.

3. Chi phí nhìn từ thực tế vận hành

Nhiều người cho rằng 4PL chắc chắn đắt hơn. Trên thực tế, vấn đề không nằm ở con số ban đầu, mà nằm ở cách chi phí được kiểm soát.

Mô hình vận hành: chi phí từng khâu có thể thấp, nhưng dễ phát sinh khi chuỗi phức tạp
Mô hình quản trị: chi phí tổng thể cao hơn lúc đầu, nhưng dễ kiểm soát và tối ưu dài hạn

Chọn sai mô hình thường dẫn đến chi phí “đội lên” mà không rõ nguyên nhân.

4. Doanh nghiệp Việt thường phù hợp với mô hình nào?

Với phần lớn doanh nghiệp Việt, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất và xuất nhập khẩu quy mô vừa, bắt đầu từ mô hình vận hành linh hoạt thường là lựa chọn hợp lý hơn.

Khi số lượng tuyến tăng, hàng hóa đa dạng, hoặc xuất hiện nhiều điểm kho, lúc đó doanh nghiệp mới nên cân nhắc chuyển sang mô hình quản trị tổng thể. Việc áp dụng mô hình quá phức tạp khi chưa cần thiết thường mang lại hiệu quả thấp.

Góc nhìn thực tế: đừng chọn mô hình vì tên gọi

Trong logistics, tên gọi không quyết định hiệu quả. Một mô hình vận hành được tổ chức tốt vẫn có thể hiệu quả hơn một mô hình quản trị nhưng triển khai thiếu thực tế.

Điều quan trọng là:

Hiểu rõ chuỗi logistics hiện tại
Xác định đúng điểm nghẽn
Chọn đối tác có kinh nghiệm triển khai thực tế, không chỉ nói lý thuyết

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các dịch vụ logistics tại Minh Vân Logistics để hình dung cách logistics được tổ chức trong thực tế vận hành, thay vì chỉ nhìn vào khái niệm mô hình.

Kết luận

Hiểu rõ 3PL và 4PL khác nhau thế nào giúp doanh nghiệp Việt chọn đúng cách tổ chức logistics, phù hợp với giai đoạn phát triển và năng lực nội bộ.

Logistics không cần phức tạp hóa. Điều quan trọng là đúng vai trò, đúng thời điểm và đúng đối tác.

Trao đổi thêm về mô hình logistics phù hợp

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giữa các mô hình logistics thuê ngoài, hoặc muốn đánh giá lại cách mình đang vận hành logistics hiện tại, Minh Vân Logistics sẵn sàng trao đổi dựa trên nhu cầu thực tế.