Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics doanh nghiệp cần kiểm soát

Trong vận hành thực tế, rất ít doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí logistics ngay từ đầu. Phần lớn chỉ nhận ra chi phí tăng cao khi tổng hợp báo cáo cuối kỳ. Lúc đó, tiền đã chi rồi, việc “tối ưu” chỉ còn mang tính rút kinh nghiệm.

Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp chi nhiều hay ít cho logistics, mà nằm ở chỗ doanh nghiệp có hiểu đúng các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics hay không. Nếu không nắm rõ những yếu tố này, chi phí sẽ tăng một cách âm thầm, khó kiểm soát và rất khó kéo xuống khi quy mô lớn dần.

Chi phí logistics không phải là con số cố định

Một sai lầm phổ biến là xem logistics như một khoản chi cố định. Thực tế, chi phí logistics luôn biến động theo cách doanh nghiệp tổ chức vận chuyển, quản lý kho bãi, xử lý chứng từ và làm việc với đối tác.

Chỉ cần một khâu vận hành chưa tối ưu:

chọn sai phương thức vận chuyển
tuyến đường không hợp lý
chứng từ xử lý chậm

là chi phí logistics đã bắt đầu tăng, dù doanh nghiệp chưa nhìn thấy ngay.

Muốn kiểm soát từ gốc, doanh nghiệp buộc phải nhìn thẳng vào các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics trong thực tế vận hành, thay vì chỉ nhìn tổng chi phí cuối cùng.

Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát chi phí logistics ngay từ đầu?

Trong chuỗi cung ứng, logistics thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vận hành. Khi chi phí logistics tăng:

Biên lợi nhuận bị bào mòn
Giá bán kém cạnh tranh
Dòng tiền chịu áp lực

Nguy hiểm hơn, nhiều doanh nghiệp không biết chi phí tăng ở khâu nào, dẫn đến tối ưu sai điểm hoặc cắt giảm nhầm chỗ cần đầu tư.

Để tránh điều này, doanh nghiệp cần hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics, từ đó kiểm soát chi phí theo từng khâu cụ thể.

1. Phương thức vận chuyển – yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến chi phí logistics

Trong số các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics, phương thức vận chuyển là yếu tố tác động trực tiếp và rõ ràng nhất.

Đường biển: chi phí thấp nhưng thời gian dài
Đường hàng không: nhanh nhưng chi phí cao
Đường bộ: linh hoạt nhưng dễ phát sinh nếu tổ chức không tốt

Sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chọn phương thức theo thói quen, không dựa trên đặc thù từng lô hàng. Trong nhiều trường hợp, việc kết hợp nhiều phương thức hợp lý còn giúp giảm tổng chi phí logistics, dù từng chặng riêng lẻ nhìn có vẻ đắt hơn.

2. Khoảng cách vận chuyển và tuyến đường

Khoảng cách xa làm chi phí logistics tăng là điều ai cũng biết. Nhưng yếu tố thực sự khiến chi phí đội lên lại nằm ở tuyến đường và cách tổ chức vận chuyển.

Nhiều doanh nghiệp:

Không khảo sát tuyến tối ưu
Không tính đến giờ cao điểm, tình trạng hạ tầng
Không có phương án dự phòng

Kết quả là thời gian kéo dài, chi phí nhiên liệu, nhân công và các khoản phát sinh tăng lên. Khoảng cách không đổi, nhưng chi phí logistics vẫn tăng vì cách tổ chức chưa hợp lý.

3. Quy mô và tần suất vận chuyển

Một trong các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics thường bị bỏ qua là quy mô và tần suất vận chuyển.

Vận chuyển nhỏ lẻ, không gom hàng → chi phí cao
Lịch vận chuyển không ổn định → khó tối ưu giá
Không có kế hoạch dài hạn → mất lợi thế đàm phán

Doanh nghiệp có kế hoạch vận chuyển rõ ràng, ổn định thường kiểm soát chi phí logistics tốt hơn, ngay cả khi đơn giá từng chuyến không thấp nhất.

4. Quản lý kho bãi và lưu trữ hàng hóa

Kho bãi là yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics theo cách rất “âm thầm”.

Hàng nằm trong kho thêm mỗi ngày đều phát sinh:

Chi phí lưu kho
Chi phí vốn bị chôn
Áp lực dòng tiền

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào chi phí vận chuyển mà quên rằng tồn kho chính là chi phí logistics bị che giấu. Quản lý kho kém khiến chi phí tăng đều mà không gây chú ý ngay.

5. Chứng từ, thủ tục và quy trình xử lý

Trong các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics, chứng từ là yếu tố mang tính rủi ro cao.

Chỉ một sai sót nhỏ có thể kéo theo:

Hàng bị giữ
Phí lưu kho, lưu container
Trễ tiến độ giao hàng

Chi phí chứng từ ban đầu thường không lớn, nhưng khi xảy ra sự cố, chi phí phát sinh lại rất đáng kể. Một lần sai là đủ “đau”.

6. Mức độ phối hợp với đối tác logistics

Logistics là chuỗi liên kết nhiều bên. Khi doanh nghiệp làm việc với:

Quá nhiều đơn vị riêng lẻ
Không có đầu mối chịu trách nhiệm
Thiếu thông tin kịp thời

chi phí logistics rất dễ bị đội lên do chồng chéo, trễ thông tin hoặc xử lý chậm.

Ngược lại, làm việc với đối tác logistics có khả năng triển khai tổng thể giúp doanh nghiệp:

Giảm chi phí quản lý
Hạn chế phát sinh
Kiểm soát tốt hơn các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các dịch vụ logistics tại Minh Vân Logistics để hình dung cách logistics được tổ chức bài bản trong thực tế.

7. Biến động thị trường và yếu tố bên ngoài

Cuối cùng, không thể bỏ qua các yếu tố bên ngoài như:

Giá nhiên liệu
Hạ tầng giao thông
Biến động chuỗi cung ứng
Chính sách và quy định mới

Doanh nghiệp không kiểm soát được các yếu tố này, nhưng có thể giảm tác động bằng cách:

Lập kế hoạch sớm
Có phương án dự phòng
Làm việc với đối tác logistics có kinh nghiệm xử lý biến động

Doanh nghiệp nên kiểm soát chi phí logistics như thế nào?

Từ thực tế triển khai, kiểm soát chi phí logistics hiệu quả cần:

Hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics
Theo dõi chi phí theo từng khâu, không gộp chung
Đánh giá định kỳ hiệu quả vận hành
Điều chỉnh phương án khi quy mô thay đổi

Quan trọng nhất là chủ động, thay vì chờ chi phí tăng rồi mới xử lý.

Kết luận

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistics không nằm ở một khâu duy nhất, mà trải dài trên toàn bộ chuỗi vận hành. Doanh nghiệp hiểu rõ và kiểm soát được các yếu tố này sẽ:

Giảm chi phí phát sinh
Ổn định vận hành
Tăng khả năng cạnh tranh dài hạn

Logistics không cần làm phức tạp, nhưng phải làm có kiểm soát.

Trao đổi giải pháp logistics phù hợp cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó trong việc kiểm soát chi phí logistics hoặc muốn rà soát lại chuỗi vận hành hiện tại, Minh Vân Logistics sẵn sàng trao đổi dựa trên nhu cầu thực tế để đề xuất phương án phù hợp.