Dịch vụ giao nhận hàng hóa là gì? 5 điều doanh nghiệp cần hiểu rõ

Trong nhiều năm làm logistics, có một điều dễ nhận thấy: doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến giao nhận hàng hóa khi có vấn đề xảy ra. Hàng chậm, chi phí phát sinh, chứng từ rối, không ai chịu trách nhiệm. Lúc đó mới bắt đầu đặt câu hỏi: “Đơn vị giao nhận này thực sự làm gì?” hay “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là gì mà lại ảnh hưởng nhiều đến vậy?”.

Thực tế, giao nhận hàng hóa không phải là khâu phụ. Với doanh nghiệp làm xuất nhập khẩu, sản xuất hoặc phân phối quy mô lớn, giao nhận là điểm giao nhau giữa chi phí – thời gian – uy tín. Chỉ cần khâu này làm không tới, toàn bộ kế hoạch kinh doanh phía sau đều bị ảnh hưởng.

Dịch vụ giao nhận hàng hóa là gì – hiểu cho đúng, đừng hiểu cho tiện

Nói một cách thẳng thắn, dịch vụ giao nhận hàng hóa không phải là “nhận hàng rồi giao đi” như nhiều người vẫn nghĩ. Giao nhận là quá trình tổ chức, điều phối và chịu trách nhiệm cho việc hàng hóa di chuyển đúng kế hoạch, từ điểm gửi đến điểm nhận, trong bối cảnh có rất nhiều bên tham gia.

Trong thực tế, một dịch vụ giao nhận hàng hóa đúng nghĩa thường bao gồm:

Nhận thông tin lô hàng và tư vấn phương án phù hợp
Sắp xếp vận chuyển (đường bộ, đường biển, đường hàng không)
Chuẩn bị và xử lý chứng từ
Phối hợp hải quan, hãng vận chuyển
Theo dõi hành trình và xử lý phát sinh
Đảm bảo hàng được giao đúng thời gian cam kết

Điểm mấu chốt ở đây là trách nhiệm và khả năng xử lý tình huống, chứ không chỉ là “có xe – có chuyến”.

5 điều doanh nghiệp cần hiểu rõ về dịch vụ giao nhận hàng hóa

1. Giao nhận hàng hóa không phải là dịch vụ “ai cũng làm được”

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị nhận làm giao nhận. Nhưng thực tế cho thấy, làm được và làm tốt là hai chuyện hoàn toàn khác nhau.

Giao nhận hàng hóa, đặc biệt với hàng xuất nhập khẩu hoặc hàng air, đòi hỏi:

Hiểu quy trình
Hiểu chứng từ
Hiểu rủi ro
Và quan trọng nhất: biết xử lý khi có vấn đề

Doanh nghiệp thường chỉ nhìn thấy điều này khi hàng bị kẹt, chuyến bay thay đổi hoặc chi phí phát sinh mà không ai giải thích rõ ràng.

2. Không phải mọi đơn vị giao nhận đều phù hợp với mọi loại hàng

Một thực tế cần nói thẳng: đơn vị mạnh về order hàng lẻ, hàng cá nhân sẽ không phù hợp với doanh nghiệp làm logistics chuyên nghiệp.

Với các doanh nghiệp:

Đi lô hàng lớn
Làm hàng air
Có giá trị hàng cao
Cần tiến độ chính xác

việc chọn đơn vị giao nhận thiếu kinh nghiệm thực tế sẽ kéo theo rất nhiều rủi ro. Giao nhận không phải là nơi để “thử xem sao”.

3. Giao nhận hàng air là mảng rất dễ “đốt tiền” nếu làm sai

Hàng air nhanh, nhưng không đơn giản. Sai chứng từ, lệch thời gian cut-off, thay đổi lịch bay… đều có thể khiến chi phí đội lên rất nhanh.

Trong thực tế, giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đòi hỏi:

Quy trình rõ ràng
Phản hồi nhanh
Chủ động xử lý thay đổi

Không phải đơn vị nào cũng đủ năng lực làm tốt mảng này, đặc biệt với lô hàng lớn và khách hàng doanh nghiệp.

Trong thực tế vận hành logistics, giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không luôn là mảng đòi hỏi nhiều kinh nghiệm nhất. Không chỉ vì chi phí cao, mà vì mọi sai sót đều được “tính tiền” rất nhanh. Một chứng từ lệch, một mốc thời gian cut-off bị bỏ qua, hay một thay đổi lịch bay không được xử lý kịp thời đều có thể khiến doanh nghiệp trả giá bằng tiến độ giao hàng và chi phí phát sinh.

Điều khác biệt của giao nhận hàng air nằm ở chỗ: mọi thứ diễn ra rất nhanh, nhưng lại không có chỗ cho sự chủ quan. Doanh nghiệp không chỉ cần một đơn vị “đặt chỗ được chuyến bay”, mà cần đối tác hiểu rõ toàn bộ quy trình hàng không, từ chuẩn bị chứng từ, phối hợp hãng bay, đến xử lý tình huống khi lịch bay thay đổi hoặc hàng cần ưu tiên gấp.

Với những doanh nghiệp thường xuyên đi hàng air, đặc biệt là lô hàng lớn hoặc hàng có giá trị cao, việc làm việc với đơn vị giao nhận thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến rủi ro rất lớn. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn các dịch vụ vận chuyển hàng không được triển khai bài bản, có khả năng kiểm soát tốt thời gian và chi phí, thay vì chỉ nhìn vào báo giá ban đầu.

Từ góc độ người làm logistics lâu năm, có thể khẳng định rằng: hàng air không dành cho những phương án “tạm được”. Chỉ khi giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không được tổ chức đúng cách, doanh nghiệp mới thực sự tận dụng được lợi thế về tốc độ mà không phải đánh đổi bằng rủi ro và chi phí ngoài kế hoạch.

4. Chi phí giao nhận thấp chưa chắc là chi phí hiệu quả

Một sai lầm phổ biến là chọn đơn vị giao nhận dựa trên báo giá thấp nhất. Trên giấy tờ, con số có thể đẹp. Nhưng khi phát sinh, chi phí thực tế lại khác hoàn toàn.

Trong logistics, chi phí hiệu quả là:

Chi phí được kiểm soát
Chi phí có thể dự báo
Chi phí đi kèm trách nhiệm rõ ràng

Giao nhận hàng hóa tốt không giúp doanh nghiệp “rẻ bất ngờ”, nhưng giúp tránh mất tiền ở những chỗ không đáng mất.

5. Giao nhận tốt giúp doanh nghiệp bớt phải lo logistics mỗi ngày

Khi dịch vụ giao nhận hàng hóa được tổ chức bài bản, doanh nghiệp sẽ thấy rõ sự khác biệt:

Ít phải theo dõi sát từng chuyến
Ít phát sinh ngoài kế hoạch
Dễ kiểm soát tiến độ

Ngược lại, giao nhận kém khiến doanh nghiệp phải “chữa cháy” liên tục, kéo theo sự mệt mỏi và mất tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Dịch vụ giao nhận hàng hóa phù hợp với doanh nghiệp nào?

Từ kinh nghiệm thực tế, dịch vụ giao nhận hàng hóa chuyên nghiệp đặc biệt phù hợp với:

Doanh nghiệp sản xuất
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp đi hàng air
Doanh nghiệp có lô hàng lớn, giá trị cao

Ngược lại, các mô hình order hàng lẻ, mua hộ, taobao là một phân khúc hoàn toàn khác, yêu cầu cách làm khác, và không nên trộn lẫn.

Dịch vụ giao nhận hàng hóa tại Minh Vân Logistics

Minh Vân Logistics tập trung cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa cho doanh nghiệp, với định hướng rõ ràng ngay từ đầu:

Làm logistics chuyên nghiệp
Xử lý hàng air
Phục vụ lô hàng lớn
Không nhận order lẻ, không mua hộ taobao

Cách tiếp cận tại Minh Vân Logistics không chạy theo số lượng đơn, mà tập trung vào tính ổn định, kiểm soát chi phí và trách nhiệm xuyên suốt trong từng lô hàng.

Kết luận

Hiểu đúng dịch vụ giao nhận hàng hóa là gì giúp doanh nghiệp tránh được rất nhiều quyết định sai lầm trong logistics. Giao nhận không phải là khâu “ai làm cũng được”, và cũng không nên là nơi doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng mọi giá.

Với những doanh nghiệp làm hàng logistics, hàng air, lô lớn, chọn đúng đối tác giao nhận ngay từ đầu sẽ tạo ra khác biệt rất lớn trong vận hành và phát triển lâu dài.

Liên hệ Minh Vân Logistics

Nếu doanh nghiệp cần trao đổi sâu hơn về dịch vụ giao nhận hàng hóa, đặc biệt là hàng logistics, hàng air và lô lớn, Minh Vân Logistics sẵn sàng tư vấn trên cơ sở nhu cầu thực tế: