Cách Tính Cước Air Freight: 5 Bước Doanh Nghiệp Phải Biết Trước Khi So Báo Giá

Cách tính cước Air Freight không đơn giản là lấy số kilogram hàng hóa nhân với đơn giá USD/kg.

Một shipment thực tế còn phụ thuộc vào trọng lượng tính cước, kích thước kiện, mức weight break, airline, routing, phụ phí sân bay, hải quan, pickup và delivery.

Đó là lý do cùng một lô hàng nhưng doanh nghiệp có thể nhận được ba báo giá rất khác nhau.

Và mức USD/kg thấp nhất chưa chắc là phương án có tổng chi phí thấp nhất.

Với Minh Vân Logistics, việc báo giá Air Freight không dừng ở câu hỏi:

“Hàng bao nhiêu kg?”

Đội ngũ cần nhìn toàn bộ shipment:

Hàng gì → bao nhiêu kiện → kích thước thế nào → xuất hay nhập → airport nào → customs ai làm → hàng cần giao tới đâu → deadline bao giờ.

Điểm mạnh của Minh Vân Logistics nằm ở khả năng kết nối vận chuyển hàng không quốc tế, thủ tục hải quan và các chặng logistics liên quan, giúp doanh nghiệp so sánh phương án trên tổng chi phí và tiến độ thực tế thay vì chỉ nhìn một dòng cước.

Cách tính cước Air Freight bắt đầu từ 3 loại trọng lượng

Muốn đọc đúng quotation, doanh nghiệp cần hiểu ba khái niệm:

Gross Weight

Volumetric Weight

Chargeable Weight

Gross Weight là gì?

Gross Weight là trọng lượng thực tế của hàng sau khi đóng gói.

Ví dụ:

Hàng thực tế: 180 kg.

Pallet, carton và vật liệu đóng gói: 20 kg.

Gross Weight:

200 kg

Đây là con số doanh nghiệp nên gửi forwarder khi xin quotation.

Không nên chỉ gửi Net Weight của sản phẩm.

Đặc biệt với máy móc, phụ tùng hoặc hàng đóng thùng gỗ, phần packaging có thể làm trọng lượng tăng đáng kể.

Volumetric Weight là gì?

Máy bay bị giới hạn không chỉ bởi trọng lượng mà còn bởi không gian.

Vì vậy hàng nhẹ nhưng cồng kềnh vẫn có thể có cước cao.

Công thức Air Cargo phổ biến:

Volumetric Weight = Dài × Rộng × Cao (cm) / 6.000

Ví dụ:

Một kiện có kích thước:

120 × 100 × 80 cm

Volumetric Weight:

120 × 100 × 80 / 6.000

= 160 kg

Nếu kiện đó chỉ nặng thực tế 90 kg thì hãng bay không nhất thiết tính trên 90 kg.

Phần thể tích đang chiếm nhiều không gian hơn.

Đây cũng là lý do khi xin báo giá Minh Vân Logistics luôn cần dimensions, không chỉ Gross Weight.

Chargeable Weight quyết định doanh nghiệp trả cước trên bao nhiêu kg

Chargeable Weight có thể hiểu đơn giản là trọng lượng được dùng làm cơ sở tính cước.

Trong trường hợp thông thường, forwarder sẽ so:

Gross Weight

với

Volumetric Weight

và sử dụng giá trị phù hợp theo quy tắc tính cước.

Ví dụ:

Gross Weight: 180 kg

Volumetric Weight: 260 kg

→ Shipment có thể được tính trên khoảng 260 kg.

Đây chính là nguyên nhân doanh nghiệp thường hỏi:

“Hàng tôi chỉ nặng 180 kg, tại sao quotation lại tính 260 kg?”

Không nhất thiết forwarder tính sai.

Vấn đề nằm ở kích thước kiện.

5 bước Minh Vân Logistics sử dụng để kiểm tra cước Air Freight

Bước 1: Xác định hàng hóa thực tế

Trước khi hỏi airline, Minh Vân Logistics cần biết commodity.

General Cargo?

Máy móc?

Linh kiện điện tử?

Pin lithium?

Hàng có nam châm?

Hàng dễ hỏng?

Hàng cần kiểm soát nhiệt độ?

Commodity ảnh hưởng tới airline, routing và chi phí.

Ví dụ, một shipment pin không thể lấy rate General Cargo rồi mặc định áp dụng.

Nếu sản phẩm có battery, doanh nghiệp nên kiểm tra riêng điều kiện vận chuyển pin lithium bằng đường hàng không trước khi booking.

Bước 2: Tính Gross Weight và Volumetric Weight

Đây là bước để xác định Chargeable Weight sơ bộ.

Doanh nghiệp nên cung cấp:

Số kiện.

Gross Weight.

Dài × Rộng × Cao từng kiện.

Packing type.

Nếu kiện hàng chưa đóng xong, quotation chỉ nên được xem là dự toán.

Bước 3: Kiểm tra weight break

Air Freight thường có các mức trọng lượng như:

+45 kg, +100 kg, +300 kg, +500 kg…

Đơn giá/kg có thể giảm khi shipment bước sang một mức weight break cao hơn.

Điều thú vị là đôi khi:

Tính 100 kg có thể rẻ hơn tính 95 kg.

Ví dụ minh họa:

+45 kg: 4 USD/kg.

+100 kg: 3,5 USD/kg.

Nếu Chargeable Weight là 95 kg:

95 × 4 = 380 USD

Nhưng nếu áp mức 100 kg:

100 × 3,5 = 350 USD

Tức là doanh nghiệp trả trên 100 kg nhưng tổng freight lại thấp hơn.

Đây là phần purchasing rất dễ bỏ qua khi tự đọc bảng giá.

Bước 4: Kiểm tra airline và routing

Một shipment có thể có nhiều option.

Ví dụ:

Option A: Direct Flight.

Option B: Transit Singapore.

Option C: Transit Hong Kong.

Mỗi option có thể có:

Rate khác nhau.

Lịch bay khác nhau.

Transit time khác nhau.

Space khác nhau.

Khả năng delay khác nhau.

Đó là lý do Minh Vân Logistics không chỉ gửi một con số:

“3 USD/kg.”

Với shipment B2B, báo giá tốt phải đặt giá và timeline cạnh nhau.

Bước 5: Tính tổng chi phí shipment

Đây là bước quan trọng nhất.

Cước Air Freight chỉ là một phần của tổng logistics cost.

Doanh nghiệp còn có thể cần tính:

Origin handling.

Airport handling.

AWB/documentation.

Pickup.

Customs.

Security.

Dangerous Goods handling.

Destination charges.

Delivery.

Các chi phí theo commodity.

Vì vậy cách so quotation đúng là:

Total Cost + Transit Time + Scope

không phải chỉ:

USD/kg

Vì sao Minh Vân Logistics không khuyến nghị doanh nghiệp chọn forwarder chỉ dựa vào giá/kg?

Một forwarder thuần booking có thể chỉ tập trung:

Airport A → Airport B.

Nhưng doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực tế còn có:

Supplier.

Factory.

Hải quan.

Cargo terminal.

Xe lấy hàng.

Warehouse.

Final delivery.

Nếu freight được một bên xử lý, customs một bên và delivery một bên khác, purchasing phải tự ghép ba timeline.

Đây là điểm Minh Vân Logistics có lợi thế.

Minh Vân Logistics có thể kết nối:

Air Freight + Customs + Logistics quốc tế + Giao nhận nội địa

trong cùng một phương án.

Vì vậy khi doanh nghiệp hỏi:

“Cước này có thực sự rẻ không?”

Minh Vân Logistics không chỉ nhìn giá máy bay.

Mà nhìn chi phí để hàng thực tế tới nơi doanh nghiệp cần.

Minh Vân Logistics làm cả Air Import và Air Export

Một lợi thế khác là doanh nghiệp có thể sử dụng cùng một đầu mối cho cả chiều nhập và xuất.

Air Import

Ví dụ doanh nghiệp nhập linh kiện từ Hàn Quốc về nhà máy tại Bắc Ninh.

Shipment không kết thúc khi máy bay hạ cánh Nội Bài.

Quy trình còn:

Arrival → Customs → Cargo Terminal → Nhận hàng → Xe → Factory

Nếu Minh Vân Logistics đồng thời phụ trách vận chuyển hàng không nhập khẩu và customs, doanh nghiệp giảm việc phải chuyển hồ sơ giữa nhiều nhà cung cấp.

Air Export

Với hàng xuất, áp lực lại nằm ở:

Cargo Ready → Pickup → Customs → Cut-off → Flight → Buyer Deadline

Minh Vân Logistics có thể kết nối vận chuyển hàng không xuất khẩu với phần khai hải quan để hai khâu chạy cùng timeline.

Đây là điểm đặc biệt quan trọng với shipment gấp.

Cước rẻ nhưng customs chậm có còn là phương án tốt?

Không.

Đây là pain point Minh Vân Logistics muốn doanh nghiệp nhìn rõ hơn.

Ví dụ:

Forwarder A rẻ hơn 100 USD.

Nhưng chỉ làm Airport-to-Airport.

Doanh nghiệp tự tìm customs broker sau khi hàng về.

Hồ sơ có vấn đề.

Hàng nằm sân bay thêm hai ngày.

Chi phí phát sinh và mất thời gian có thể lớn hơn rất nhiều 100 USD đã tiết kiệm.

Vì Minh Vân Logistics có thế mạnh về dịch vụ khai báo hải quan hàng không, hồ sơ có thể được đưa vào kế hoạch từ trước ETA hoặc ETD thay vì chờ shipment tới sân bay mới xử lý.

Đây là khác biệt quan trọng giữa:

“mua một mức cước”

và

“mua một phương án logistics.”

Có shipment Air? Gửi Minh Vân Logistics để kiểm tra tổng chi phí, không chỉ USD/kg

Nếu doanh nghiệp đang có hàng chuẩn bị nhập hoặc xuất, hãy gửi:

Tên hàng + số kiện + Gross Weight + Dimensions + Origin + Destination + Cargo Ready Date + Incoterms + Deadline.

Nếu đã có quotation của đơn vị khác, doanh nghiệp cũng có thể gửi để đối chiếu phạm vi:

Airline nào?

Direct hay transit?

Chargeable Weight bao nhiêu?

Đã gồm khoản gì?

Chưa gồm khoản gì?

Minh Vân Logistics sẽ có cơ sở xây dựng phương án phù hợp hơn với shipment.

<br />

Vì sao cùng một shipment nhưng các forwarder báo giá khác nhau?

Không phải forwarder nào cũng đang bán cùng một sản phẩm.

Một bên có thể báo:

Airport-to-Airport

Trong khi bên khác báo:

Door-to-Airport

hoặc:

Door-to-Door

Một bên sử dụng direct.

Một bên transit.

Một bên đã gồm local charges.

Một bên chưa gồm.

Một bên tính Chargeable Weight 500 kg.

Một bên áp breakpoint 600 kg để có rate tốt hơn.

Vì vậy, khi Minh Vân Logistics nhận quotation để so sánh, điều cần làm không phải chỉ khoanh dòng giá thấp nhất.

Phải đưa các quotation về cùng một phạm vi dịch vụ.

Ví dụ: cùng cước 3 USD/kg nhưng một phương án có thể đắt hơn nhiều

Shipment:

Chargeable Weight: 300 kg

Forwarder A:

Air Freight: 3 USD/kg.

→ 900 USD

Forwarder B:

Air Freight: 3,2 USD/kg.

→ 960 USD

Nếu chỉ nhìn Air Freight:

A rẻ hơn 60 USD.

Nhưng giả sử A chưa gồm:

Pickup.

Customs.

Airport handling.

Trong khi B đã gồm những phần này.

Khi cộng toàn bộ chi phí, B hoàn toàn có thể trở thành phương án có total cost thấp hơn.

Đây là lý do Minh Vân Logistics muốn purchasing nhìn:

Total Logistics Cost

thay vì:

Freight Rate.

Đóng gói có thể là cách giảm cước Air Freight hiệu quả nhất

Một cách tối ưu cước thường bị bỏ quên chính là packing.

Ví dụ:

Một thiết bị nặng:

100 kg

Đóng gọn:

100 × 80 × 60 cm

Volume Weight khoảng:

80 kg

Chargeable Weight có thể dựa trên 100 kg.

Nhưng nếu đóng thùng quá lớn:

150 × 120 × 100 cm

Volume Weight:

300 kg

Hàng vẫn nặng 100 kg.

Nhưng cơ sở tính cước có thể tăng lên khoảng 300 kg.

Với phụ tùng và máy móc, Minh Vân Logistics thường cần nhìn cả packing dimensions trước khi đánh giá quotation.

Đây cũng là yếu tố quan trọng khi vận chuyển phụ tùng máy móc bằng đường hàng không.

Khi nào Minh Vân Logistics ưu tiên thời gian hơn giá?

Khi shipment có giá trị thời gian cao.

Ví dụ:

Nhà máy sắp dừng dây chuyền.

Buyer đang đợi sample.

Production thiếu component.

Dự án cần thiết bị đúng ngày.

Nếu Option A rẻ hơn 150 USD nhưng tới muộn hai ngày, trong khi Option B giúp nhà máy chạy lại sớm hơn, việc chọn A chưa chắc hợp lý.

Đây là lý do với vận chuyển hàng gấp bằng đường hàng không, Minh Vân Logistics thường đặt:

Freight Cost

cạnh

Cost of Delay.

Đối với khách B2B, đây mới là cách so phương án có giá trị.

Vì sao doanh nghiệp nên để Minh Vân Logistics xử lý Air Freight?

Minh Vân Logistics không chỉ có một mảng Air Freight độc lập.

Thế mạnh nằm ở khả năng kết nối nhiều khâu trong chuỗi xuất nhập khẩu.

Có kinh nghiệm về thủ tục hải quan

Customs được đưa vào shipment từ sớm thay vì tách thành công việc sau khi hàng đã về.

Có dịch vụ logistics quốc tế

Air Freight được nhìn trong tổng hành trình từ supplier tới buyer hoặc factory.

Làm cả Air Import và Air Export

Doanh nghiệp có thể sử dụng cùng một đầu mối cho hai chiều thương mại.

Kết nối vận chuyển nội địa

Shipment có thể tiếp tục từ airport tới warehouse hoặc factory theo phạm vi dịch vụ.

Phù hợp doanh nghiệp có shipment thường xuyên

Khi đã hiểu commodity, supplier và quy trình của doanh nghiệp, các shipment sau có thể vận hành theo workflow nhất quán hơn.

Đây là điều Minh Vân Logistics muốn khác với mô hình chỉ:

“Gửi giá – book chuyến – hết trách nhiệm.”

Cách doanh nghiệp nên gửi yêu cầu báo giá để nhận quotation tốt hơn

Một enquiry tốt không nên chỉ có:

“Hàng đi Đức 250 kg, báo giá giúp.”

Hãy gửi:

Commodity

Pieces

Gross Weight

Dimensions từng kiện

Pickup location

Destination

Cargo Ready Date

Incoterms

Deadline

Thông tin hàng đặc biệt nếu có

Nếu cần Door-to-Door, hãy gửi luôn địa chỉ đầu đi và đầu đến.

Minh Vân Logistics càng có đủ dữ liệu thì càng dễ kiểm tra Chargeable Weight, routing, airline, customs và total cost ngay từ lần báo đầu.

Câu hỏi thường gặp về cách tính cước Air Freight

Minh Vân Logistics tính cước theo Gross Weight hay Volumetric Weight?

Cần so sánh trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích để xác định cơ sở Chargeable Weight phù hợp với shipment.

Tại sao cùng một lô hàng nhưng forwarder khác báo Chargeable Weight khác?

Có thể do dimensions, cách làm tròn số, packing data hoặc rate breakpoint đang được áp dụng khác nhau. Cần kiểm tra cách tính cụ thể của từng quotation.