5 Lỗi Khiến Hàng Bị Giữ Tại Hải Quan Doanh Nghiệp Hay Mắc Phải

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc hàng bị giữ tại hải quan không chỉ gây chậm trễ tiến độ mà còn khiến doanh nghiệp tốn kém chi phí lưu kho, lưu bãi và ảnh hưởng đến uy tín với đối tác. Trên thực tế, phần lớn các trường hợp hàng bị giữ không phải do yếu tố “ngẫu nhiên”, mà xuất phát từ những sai sót phổ biến trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và khai báo.

Vậy đâu là những nguyên nhân chính khiến hàng bị giữ tại hải quan? Làm sao để tránh tình trạng này? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Khai báo hải quan sai hoặc thiếu thông tin

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến hàng bị giữ tại hải quan là khai báo không chính xác hoặc thiếu thông tin.

Các lỗi thường gặp:

Sai mã HS Code
Khai sai tên hàng hóa
Sai số lượng, trọng lượng
Không khớp giữa invoice – packing list – tờ khai

Hải quan kiểm tra rất kỹ sự đồng nhất của hồ sơ. Nếu phát hiện bất kỳ sai lệch nào, lô hàng có thể bị:

Tạm giữ để kiểm tra lại
Yêu cầu bổ sung chứng từ
Thậm chí bị xử phạt hành chính

👉 Để tra cứu mã HS chính xác, doanh nghiệp có thể tham khảo tại nguồn uy tín như:
https://www.customs.gov.vn (Tổng cục Hải quan Việt Nam)

2. Thiếu chứng từ quan trọng

Một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu đầy đủ thường bao gồm:

Hợp đồng thương mại (Contract)
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Nếu thiếu bất kỳ giấy tờ nào, lô hàng rất dễ bị giữ tại hải quan để chờ bổ sung.

Một số trường hợp phổ biến:

Thiếu C/O nên không được hưởng ưu đãi thuế
Thiếu giấy kiểm tra chuyên ngành
Không có giấy phép nhập khẩu với hàng quản lý đặc biệt

3. Hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành

Nhiều loại hàng hóa khi nhập khẩu vào Việt Nam phải trải qua kiểm tra chuyên ngành như:

Kiểm dịch thực vật
Kiểm tra chất lượng
Kiểm tra an toàn thực phẩm
Kiểm tra hợp quy

Nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định này, hàng sẽ bị giữ lại để thực hiện kiểm tra bổ sung.

Ví dụ:

Thực phẩm chức năng → cần kiểm tra an toàn thực phẩm
Máy móc điện tử → cần kiểm tra chất lượng
Gỗ, nông sản → cần kiểm dịch

Quá trình này có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, khiến chi phí tăng mạnh.

4. Nghi ngờ gian lận thương mại

Khi có dấu hiệu bất thường, hải quan có thể giữ hàng để kiểm tra thực tế.

Các dấu hiệu dễ bị “soi”:

Khai giá thấp bất thường
Sai lệch lớn giữa hồ sơ và thực tế
Doanh nghiệp mới, chưa có lịch sử giao dịch
Hàng hóa có rủi ro cao

Trong trường hợp này, hàng có thể bị:

Kiểm hóa 100%
Tạm giữ để xác minh
Yêu cầu cung cấp thêm chứng từ

Điều này không chỉ gây chậm trễ mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp trong các lần nhập khẩu sau.

5. Không tuân thủ quy định về nhãn mác, xuất xứ

Nhiều doanh nghiệp chủ quan với nhãn hàng hóa, dẫn đến việc hàng bị giữ tại hải quan.

Các lỗi thường gặp:

Không có nhãn tiếng Việt
Thiếu thông tin bắt buộc
Sai xuất xứ hàng hóa
Ghi nhãn không đúng quy định

Theo quy định, hàng nhập khẩu phải có đầy đủ thông tin như:

Tên hàng
Xuất xứ
Nhà sản xuất
Thông số kỹ thuật

Nếu không đáp ứng, hàng có thể bị yêu cầu:

Dán nhãn bổ sung
Kiểm tra lại toàn bộ lô hàng
Thậm chí bị xử phạt

Hậu Quả Khi Hàng Bị Giữ Tại Hải Quan

Việc hàng bị giữ không chỉ là vấn đề thủ tục, mà còn kéo theo nhiều hệ lụy:

❌ Tăng chi phí

Phí lưu container
Phí lưu kho bãi
Phí phát sinh xử lý

❌ Chậm tiến độ giao hàng

Trễ hợp đồng
Mất khách hàng

❌ Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp

Bị đánh giá rủi ro cao
Dễ bị kiểm tra nhiều hơn ở các lô sau

Giải Pháp Hạn Chế Hàng Bị Giữ Tại Hải Quan

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần:

✅ Chuẩn bị hồ sơ chính xác

Kiểm tra kỹ trước khi khai báo
Đồng nhất thông tin giữa các chứng từ

✅ Nắm rõ quy định pháp luật

Cập nhật thường xuyên các quy định mới
Xác định đúng loại hàng hóa

✅ Làm việc với đơn vị chuyên nghiệp

Một trong những cách hiệu quả nhất là sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp để xử lý thủ tục.

👉 Tham khảo dịch vụ tại đây:
https://minhvanlogistics.com/dich-vu-thu-tuc-hai-quan/

Đơn vị giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn:

Khai báo chính xác ngay từ đầu
Tư vấn đầy đủ chứng từ
Xử lý nhanh các tình huống phát sinh

Kết Luận

Tình trạng hàng bị giữ tại hải quan hoàn toàn có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp hiểu rõ quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng. 5 lỗi phổ biến như khai báo sai, thiếu chứng từ, không nắm quy định kiểm tra chuyên ngành, nghi ngờ gian lận và sai nhãn mác đều là những vấn đề có thể kiểm soát.

Đầu tư vào quy trình chuẩn và lựa chọn đối tác logistics uy tín sẽ giúp bạn: