Thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ: Hồ sơ, điều kiện và checklist cho doanh nghiệp

Xuất khẩu hàng sang Mỹ không chỉ là đặt cước, đóng container và đưa hàng ra cảng. Với doanh nghiệp B2B, một lô hàng có thể liên quan đồng thời đến chính sách mặt hàng, mã HS, chứng từ thương mại, khai báo hải quan, booking, cut-off, vận đơn và yêu cầu nhập khẩu tại Mỹ.

Chỉ cần một mắt xích chưa được kiểm tra kỹ, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng phải sửa chứng từ sát ngày tàu chạy, lỡ booking, phát sinh lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn là hàng đến Mỹ nhưng người nhập khẩu chưa đủ hồ sơ để xử lý.

Vì vậy, khi tìm hiểu thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ, câu hỏi quan trọng không phải chỉ là:

“Cần chuẩn bị những giấy tờ gì?”

Mà doanh nghiệp cần làm rõ:

• Hàng có đủ điều kiện xuất khẩu và nhập khẩu hay không?
• Bộ chứng từ nào áp dụng cho chính mặt hàng này?
• Ai chịu trách nhiệm chuẩn bị từng chứng từ?
• Hồ sơ nào cần hoàn thiện trước booking?
• Hồ sơ nào cần có trước khi tàu chạy?
• Đầu Mỹ cần chuẩn bị gì trước khi hàng cập cảng?

Trong toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa đi Mỹ từ A-Z cho doanh nghiệp Việt Nam, khâu thủ tục và chuẩn bị hồ sơ là một trong những phần ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ shipment. Vì vậy, bài viết này của Minh Vân Logistics sẽ tập trung làm rõ doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ gì, kiểm tra những gì và hoàn thiện hồ sơ ra sao trước khi hàng rời Việt Nam.

Thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ gồm những gì?

Với một lô hàng thương mại thông thường, doanh nghiệp có thể chia thủ tục thành 6 nhóm chính:

1. Kiểm tra chính sách mặt hàng.
2. Xác định mã HS và yêu cầu chuyên ngành.
3. Chuẩn bị hồ sơ thương mại.
4. Đặt booking và chuẩn bị vận chuyển.
5. Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu.
6. Hoàn thiện chứng từ vận chuyển và phối hợp với importer tại Mỹ.

Điểm quan trọng là các nhóm công việc này không hoàn toàn diễn ra tuần tự.

Trong thực tế, doanh nghiệp thường phải xử lý song song.

Ví dụ:

Trong lúc forwarder kiểm tra lịch tàu, bộ phận xuất nhập khẩu có thể hoàn thiện invoice và packing list. Trong lúc hàng được đóng pallet, doanh nghiệp cần rà soát mã HS và chứng từ chuyên ngành. Trước khi tàu chạy, bộ phận đầu Mỹ cần được gửi bộ hồ sơ để chuẩn bị nhập khẩu.

Do đó, một shipment được vận hành tốt không chỉ dựa vào “đúng thủ tục”, mà còn phụ thuộc vào đúng thời điểm.

1. Kiểm tra mặt hàng trước khi làm thủ tục xuất khẩu đi Mỹ

Đây nên là bước đầu tiên.

Không nên booking trước rồi mới kiểm tra hàng có yêu cầu gì đặc biệt.

Doanh nghiệp cần xác định ít nhất:

• Tên thương mại của hàng hóa.
• Tên kỹ thuật nếu có.
• Công dụng.
• Thành phần.
• Chất liệu.
• Quy cách.
• Model.
• Thương hiệu.
• Hình ảnh.
• Nước xuất xứ.
• Tình trạng hàng mới hay đã qua sử dụng.

Với một số sản phẩm, chỉ cần khác thành phần hoặc mục đích sử dụng là chính sách có thể khác.

Ví dụ, “máy móc” là mô tả quá rộng.

Một máy đóng gói thực phẩm, một máy gia công kim loại và một thiết bị điện tử không thể mặc nhiên áp dụng cùng một cách kiểm tra.

Tương tự, “đồ gỗ” cũng có thể bao gồm:

• Bàn ghế hoàn thiện.
• Sản phẩm thủ công mỹ nghệ.
• Gỗ nguyên liệu.
• Pallet.
• Bao bì gỗ.
• Ván công nghiệp.

Mỗi loại có thể phát sinh yêu cầu khác nhau.

Doanh nghiệp nên gửi gì cho Minh Vân Logistics để kiểm tra?

Nếu chưa rõ mặt hàng của mình cần mã HS nào, có phải xin giấy phép hay cần chuẩn bị chứng từ gì khi xuất sang Mỹ, doanh nghiệp không cần tự xác định trước.

Chỉ cần gửi cho Minh Vân Logistics các thông tin cơ bản:

Tên hàng + thành phần/chất liệu + công dụng + hình ảnh sản phẩm + catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật nếu có.

Từ thông tin thực tế của lô hàng, đội ngũ Minh Vân có thể hỗ trợ kiểm tra mã HS, rà soát thủ tục hải quan, chính sách mặt hàng và các chứng từ cần chuẩn bị, đồng thời tư vấn phương án vận chuyển quốc tế phù hợp.

Đặc biệt với doanh nghiệp lần đầu xuất mặt hàng sang Mỹ, việc kiểm tra trước giúp hạn chế tình trạng hàng đã đóng xong mới phát hiện sai mã HS, thiếu chứng từ hoặc phát sinh yêu cầu chuyên ngành.

👉 Bạn đang có lô hàng chuẩn bị xuất sang Mỹ? Gửi thông tin để Minh Vân kiểm tra thủ tục trước khi triển khai:
Gửi hồ sơ lô hàng – Minh Vân kiểm tra nhanh

👉 Chưa biết mã HS hoặc chưa rõ hàng của mình cần thủ tục gì?
Chat Zalo OA Minh Vân Logistics để trao đổi trực tiếp về lô hàng

Bạn chỉ cần cung cấp đúng thông tin hàng hóa — phần kiểm tra mã HS, thủ tục hải quan và phương án logistics, Minh Vân sẽ cùng doanh nghiệp rà soát.

2. Xác định mã HS trước khi mở tờ khai

HS Code là một trong những dữ liệu quan trọng nhất trong hồ sơ xuất khẩu.

Mã HS có liên quan đến:

• Chính sách xuất khẩu.
• Thuế.
• Quản lý chuyên ngành.
• Khai báo hải quan.
• Mô tả hàng hóa.
• Thông tin nhập khẩu tại Mỹ.

Một lỗi thường gặp ở doanh nghiệp mới xuất khẩu là chọn mã HS dựa gần như hoàn toàn vào tên thương mại.

Ví dụ:

Một sản phẩm được gọi là “phụ kiện máy” nhưng về bản chất có thể là chi tiết bằng thép, chi tiết điện hoặc linh kiện chuyên dùng.

Muốn phân loại đúng cần xem:

• Vật liệu.
• Công dụng chính.
• Cấu tạo.
• Nguyên lý hoạt động.
• Sản phẩm dùng riêng hay dùng chung.
• Mức độ hoàn thiện.

Có nên dùng luôn mã HS mà khách Mỹ gửi?

Không nên mặc định.

Doanh nghiệp có thể dùng mã khách cung cấp để tham khảo, nhưng vẫn nên đối chiếu với cách phân loại áp dụng cho tờ khai xuất khẩu tại Việt Nam.

Bởi hệ thống phân loại và biểu thuế của mỗi quốc gia có thể có khác biệt ở cấp mã chi tiết.

3. Kiểm tra xem hàng có cần giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành không

Đây là bước giúp doanh nghiệp tránh tình huống hàng đã đóng xong nhưng thiếu một chứng từ không thể cấp ngay.

Tùy mặt hàng, có thể phát sinh:

• Giấy phép xuất khẩu.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch.
• Fumigation Certificate.
• Health Certificate.
• Certificate of Analysis.
• Chứng nhận chất lượng.
• Hồ sơ kỹ thuật.
• Chứng từ nguồn gốc.
• Chứng từ liên quan đến quy định nhập khẩu tại Mỹ.

Không phải tất cả lô hàng đều cần các giấy tờ trên.

Điều quan trọng là phải xác định đúng theo commodity.

4. Kiểm tra yêu cầu nhập khẩu tại Mỹ trước khi hàng chạy

Một trong những khác biệt quan trọng giữa doanh nghiệp có kinh nghiệm và doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu nằm ở khâu này.

Doanh nghiệp có kinh nghiệm thường không chỉ hỏi:

“Việt Nam có cho xuất không?”

Họ còn hỏi:

“Mỹ có cho nhập theo điều kiện nào?”

Đây là hai câu hỏi hoàn toàn khác nhau.

Một shipment có thể hoàn tất thủ tục xuất khẩu tại Việt Nam nhưng vẫn gặp vấn đề ở destination nếu importer chưa chuẩn bị đủ điều kiện nhập khẩu.

Do đó, trước ngày tàu chạy, nên phối hợp với:

• Người mua tại Mỹ.
• Importer of Record.
• Customs broker.
• Đơn vị logistics đầu Mỹ.

để xác nhận bộ hồ sơ cần thiết.

5. Xuất khẩu thực phẩm đi Mỹ cần lưu ý gì?

Thực phẩm là nhóm hàng doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi booking.

Tùy loại sản phẩm, doanh nghiệp có thể cần làm rõ:

• Cơ sở sản xuất.
• Thành phần.
• Nhãn hàng.
• Nhà nhập khẩu.
• Thông tin nhà sản xuất.
• Các khai báo liên quan.
• Hồ sơ chuyên ngành.
• Quy định của FDA nếu thuộc phạm vi áp dụng.

Không nên áp dụng kinh nghiệm từ một sản phẩm sang sản phẩm khác chỉ vì đều thuộc nhóm “food”.

Ví dụ:

• Cà phê.
• Hạt điều.
• Bánh kẹo.
• Gia vị.
• Trái cây chế biến.
• Thực phẩm đóng hộp.

có thể có yêu cầu khác nhau.

Nếu doanh nghiệp chuẩn bị xuất thực phẩm lần đầu, nên gửi đầy đủ ingredient list, product label và thông tin manufacturer để kiểm tra trước.

6. Xuất khẩu nông sản, gỗ và sản phẩm thực vật đi Mỹ

Một số nhóm nông sản, gỗ hoặc sản phẩm có nguồn gốc thực vật có thể phát sinh yêu cầu kiểm dịch hoặc điều kiện nhập khẩu riêng.

Doanh nghiệp nên làm rõ:

• Sản phẩm đã qua chế biến hay chưa.
• Có chứa nguyên liệu thực vật tự nhiên hay không.
• Có sử dụng gỗ trong bao bì hay không.
• Có cần chứng thư kiểm dịch không.
• Có cần xử lý hun trùng không.
• Có yêu cầu đối với pallet hoặc kiện gỗ không.

Đây là nhóm hàng không nên xử lý hồ sơ vào phút cuối.

Nếu có yêu cầu kiểm dịch, doanh nghiệp cần đưa lịch cấp chứng từ vào kế hoạch xuất hàng ngay từ đầu.

7. Bộ hồ sơ xuất khẩu hàng đi Mỹ thường gồm những gì?

Đây là phần doanh nghiệp thường quan tâm nhất khi tìm kiếm từ khóa “thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ”.

Không có một bộ hồ sơ duy nhất áp dụng cho tất cả sản phẩm.

Tuy nhiên, với hàng thương mại thông thường, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các chứng từ sau.

Commercial Invoice

Commercial Invoice là hóa đơn thương mại giữa người bán và người mua.

Thông tin cơ bản thường gồm:

• Seller.
• Buyer.
• Consignee nếu có.
• Invoice Number.
• Invoice Date.
• Description of Goods.
• Quantity.
• Unit Price.
• Total Amount.
• Currency.
• Incoterms.
• Điều kiện thanh toán.

Invoice cần thống nhất với hợp đồng và bộ chứng từ liên quan.

Lỗi B2B thường gặp

Một số doanh nghiệp sử dụng tên hàng trên invoice theo cách gọi nội bộ.

Trong khi đó, invoice xuất khẩu nên thể hiện mô tả đủ rõ để các bên có thể xác định hàng hóa.

Tên hàng không nhất thiết phải quá dài nhưng không nên quá chung chung.

Packing List

Packing List mô tả cách hàng được đóng gói.

Thông tin thường gồm:

• Số kiện.
• Package Type.
• Net Weight.
• Gross Weight.
• Kích thước.
• CBM.
• Nội dung từng kiện nếu cần.

Packing List có vai trò đặc biệt quan trọng với hàng LCL và air freight.

Bởi chi phí vận chuyển có liên quan trực tiếp đến khối lượng và thể tích.

Sales Contract

Hợp đồng ngoại thương giúp xác định:

• Bên mua.
• Bên bán.
• Tên hàng.
• Giá trị.
• Điều kiện thanh toán.
• Incoterms.
• Thời gian giao.
• Trách nhiệm các bên.

Trong thực tế, Incoterms ảnh hưởng rất lớn đến phạm vi logistics.

Do đó, trước khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên cho forwarder biết shipment đang theo điều kiện:

• EXW.
• FOB.
• CFR.
• CIF.
• DAP.
• DDP.

hoặc điều kiện khác.

Certificate of Origin

C/O là chứng từ chứng minh xuất xứ hàng hóa.

Không nên mặc định tất cả shipment sang Mỹ đều phải có cùng một loại C/O.

Doanh nghiệp cần kiểm tra dựa trên:

• Yêu cầu của buyer.
• Quy định nhập khẩu.
• Điều kiện thương mại.
• Mục đích chứng minh xuất xứ.

Bill of Lading

Nếu đi đường biển, vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng nhất.

Doanh nghiệp cần kiểm tra rất kỹ draft B/L trước khi xác nhận.

Các trường thông tin quan trọng gồm:

• Shipper.
• Consignee.
• Notify Party.
• Port of Loading.
• Port of Discharge.
• Place of Delivery.
• Description.
• Number of Packages.
• Gross Weight.
• Measurement.
• Container Number.
• Seal Number.

Một lỗi chính tả ở tên consignee đôi khi có thể đơn giản.

Nhưng một lỗi về consignee, destination hoặc mô tả hàng trong một số trường hợp có thể kéo theo nhiều bước chỉnh sửa.

8. Kiểm tra Incoterms trước khi xin báo giá

Đây là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua.

Một yêu cầu như:

“Báo giá container đi Mỹ giúp tôi.”

chưa đủ để forwarder xác định toàn bộ phạm vi dịch vụ.

Cần biết doanh nghiệp muốn báo:

• Từ kho đến cảng?
• Từ cảng Việt Nam đến cảng Mỹ?
• Từ kho Việt Nam đến cảng Mỹ?
• Hay giao tận kho buyer?

Ví dụ:

FOB

Seller thường chịu trách nhiệm đến phạm vi được quy định tại cảng đi theo điều kiện FOB.

CIF

Seller tổ chức thêm cước vận chuyển và bảo hiểm theo phạm vi của điều kiện CIF.

DDP

Phạm vi trách nhiệm có thể sâu đến destination và liên quan nhiều vấn đề về customs, duty và importer.

Vì vậy, một báo giá logistics không thể tách rời Incoterms.

9. Xác định đi FCL hay LCL

Nếu xuất hàng bằng đường biển, doanh nghiệp thường đứng trước hai lựa chọn chính.

FCL – hàng nguyên container

Phù hợp khi lượng hàng đủ lớn hoặc doanh nghiệp muốn sử dụng container riêng.

Các loại container thường gặp:

• 20DC.
• 40DC.
• 40HC.

FCL phù hợp với:

• Hàng số lượng lớn.
• Hàng pallet.
• Máy móc.
• Đồ nội thất.
• Hàng cần hạn chế ghép chung.

LCL – hàng lẻ

Phù hợp khi shipment chưa đủ container.

Doanh nghiệp cần cung cấp:

• Số kiện.
• Kích thước từng kiện.
• Gross Weight.
• Tổng CBM.

Đặc biệt, kích thước sau đóng gói mới là dữ liệu hữu ích để tính cước.

Ví dụ:

Hàng chưa đóng pallet có thể chỉ chiếm 3 CBM.

Sau khi đóng pallet hoặc kiện gỗ, volume có thể tăng lên 4 CBM hoặc hơn.

Nếu báo giá dựa trên volume ban đầu, chi phí cuối cùng sẽ khác.

10. Doanh nghiệp cần cung cấp gì để booking hàng đi Mỹ?

Một booking request tốt nên có các dữ liệu sau:

Commodity: tên hàng.

POL: cảng đi.

POD: cảng đến.

Final Destination: nếu cần giao nội địa Mỹ.

Container Type: nếu đi FCL.

Volume: nếu đi LCL.

Gross Weight.

Ready Date: ngày hàng sẵn sàng.

Incoterms.

Special Requirement: nếu có.

Ví dụ một yêu cầu đủ dữ liệu:

Furniture, 1x40HC, 15.000 kg, loading tại Bình Dương, đi Los Angeles, hàng sẵn ngày 20/8, điều kiện FOB.

Forwarder có thể kiểm tra phương án nhanh hơn nhiều so với yêu cầu:

“Cho mình xin giá container đi Mỹ.”

11. Booking xong cần kiểm tra những gì?

Khi nhận booking confirmation, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn giá.

Cần kiểm tra:

• Vessel.
• Voyage.
• ETD.
• ETA.
• Port of Loading.
• Port of Discharge.
• Container Type.
• Empty Pickup.
• CY Cut-off.
• SI Cut-off.
• VGM Cut-off.

Đặc biệt là các mốc cut-off.

Nếu đóng hàng chậm hoặc container hạ cảng sau cut-off, shipment có thể bị roll sang chuyến sau.

12. Chuẩn bị container và đóng hàng

Với hàng FCL, kế hoạch đóng container cần được tính ngược từ cut-off.

Ví dụ:

Tàu ETD ngày 20.

CY cut-off ngày 18.

Doanh nghiệp có thể phải đóng hàng ngày 16 hoặc 17 tùy vị trí kho và kế hoạch trucking.

Không nên đợi đến ngày cut-off mới kéo container về đóng.

Bởi chỉ cần phát sinh:

• Xe trễ.
• Container lỗi.
• Hàng chưa sẵn.
• Hải quan kiểm tra.
• Kẹt cảng.

là shipment có nguy cơ lỡ tàu.

13. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Khi hàng và chứng từ đã sẵn sàng, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan.

Thông tin trên tờ khai cần khớp với thực tế hàng hóa và hồ sơ thương mại.

Các dữ liệu cần đặc biệt kiểm tra:

• Tên hàng.
• Mã HS.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Trị giá.
• Loại hình.
• Cảng xuất.
• Container.
• Invoice.
• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có.

Doanh nghiệp nên tránh tình trạng:

Invoice một tên – packing list một tên – tờ khai một tên – B/L lại một tên khác.

Mô tả có thể có cách trình bày khác nhau tùy chứng từ, nhưng bản chất hàng hóa phải nhất quán.

14. Shipping Instruction và draft Bill of Lading

Sau khi booking, doanh nghiệp cần cung cấp Shipping Instruction theo deadline.

Đây là dữ liệu để hãng tàu phát hành vận đơn.

Trước khi xác nhận draft, hãy kiểm tra ít nhất 2 lần:

Shipper

Đúng tên pháp lý và địa chỉ.

Consignee

Đặc biệt quan trọng.

Nếu dùng “To Order” hoặc cấu trúc khác, cần đúng theo yêu cầu giao dịch.

Notify Party

Kiểm tra đúng đơn vị.

Port

Không nhầm cảng.

Ví dụ:

Los Angeles và Long Beach gần nhau nhưng không phải cùng một cảng.

Quantity

Đúng số kiện.

Weight

Đối chiếu packing list.

Description

Không quá chung chung và không mâu thuẫn với invoice.

15. Gửi pre-alert cho đầu Mỹ trước khi tàu đến

Một shipment tốt không nên chờ tàu cập cảng rồi mới gửi chứng từ cho importer.

Sau khi có bộ chứng từ cần thiết, doanh nghiệp nên gửi sớm cho:

• Buyer.
• Importer.
• Broker.
• Agent đầu Mỹ.

Bộ pre-alert có thể bao gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading.
• C/O nếu có.
• Chứng từ chuyên ngành.
• ETA.
• Thông tin container.

Mục tiêu là để bên nhập khẩu có thời gian kiểm tra.

Nếu phát hiện thiếu chứng từ khi hàng còn đang trên biển, khả năng xử lý vẫn tốt hơn so với khi container đã vào terminal.

16. Importer of Record là gì và vì sao cần làm rõ?

Một vấn đề quan trọng với shipment sang Mỹ là xác định ai đứng vai trò nhập khẩu.

Không nên mặc định rằng:

“Khách ở Mỹ sẽ lo hết.”

Cần xác nhận rõ.

Đặc biệt với các điều kiện giao hàng mà người bán Việt Nam chịu nhiều trách nhiệm tại destination, doanh nghiệp cần làm rõ:

• Importer of Record là ai?
• Ai làm customs clearance?
• Ai thanh toán duty?
• Ai xử lý destination charge?
• Ai đặt trucking?
• Ai chịu demurrage/detention nếu phát sinh?

Nếu các trách nhiệm này không được thống nhất từ đầu, rất dễ xảy ra tranh chấp chi phí.

17. Những lỗi khiến shipment đi Mỹ phát sinh chi phí

Booking quá sát ngày hàng sẵn

Doanh nghiệp dễ bị ít lựa chọn tàu hoặc giá cao.

Không cung cấp đúng gross weight

Có thể ảnh hưởng booking hoặc phương án vận chuyển.

Sai volume hàng LCL

Dẫn đến điều chỉnh cước sau khi warehouse đo lại.

Không kiểm tra cut-off

Có thể lỡ tàu.

Sai consignee trên B/L

Phải chỉnh sửa chứng từ.

Không kiểm tra yêu cầu nhập khẩu

Có thể khiến hàng bị giữ để bổ sung hồ sơ.

Không hỏi rõ free time

Khi container đến Mỹ, doanh nghiệp mới phát hiện thời gian miễn phí ngắn.

Chỉ so sánh ocean freight

Đây là lỗi rất phổ biến.

Một quote có ocean freight thấp chưa chắc total cost thấp.

18. Đừng chỉ hỏi “cước đi Mỹ bao nhiêu?”

Với khách B2B, một bảng giá chỉ có ý nghĩa khi gắn với shipment thực tế.

Cùng một container 40HC nhưng giá có thể khác tùy:

• Cảng đi.
• Cảng đến.
• Thời điểm.
• Hãng tàu.
• Route.
• Transit time.
• Free time.
• Trọng lượng.
• Commodity.
• Destination.

Nếu đi LCL, chi phí còn phụ thuộc:

• CBM.
• Weight.
• Warehouse charge.
• CFS charge.
• Destination charge.

Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu total logistics picture thay vì chỉ hỏi một dòng ocean freight.

19. Checklist 48 giờ trước khi hàng vào cảng

Đây là checklist Minh Vân Logistics khuyến nghị doanh nghiệp rà soát trước khi shipment bước vào giai đoạn cuối.

Hồ sơ

☐ Invoice đã final
☐ Packing List đã final
☐ HS code đã xác nhận
☐ Chứng từ chuyên ngành đã có
☐ C/O đã xử lý nếu cần

Booking

☐ Vessel/Voyage đúng
☐ ETD đúng
☐ CY cut-off đã xác nhận
☐ SI cut-off đã xác nhận
☐ VGM cut-off đã xác nhận

Hàng

☐ Số kiện đúng
☐ Gross Weight đúng
☐ CBM đúng
☐ Nhãn hàng đúng
☐ Pallet/bao bì phù hợp
☐ Container đã được sắp xếp

Hải quan

☐ Hồ sơ khai báo đầy đủ
☐ Tờ khai đã xử lý theo kế hoạch
☐ Chứng từ chuyên ngành khớp

Đầu Mỹ

☐ Importer đã nhận chứng từ
☐ Broker đã có hồ sơ
☐ Đã kiểm tra requirement
☐ Đã xác định delivery plan

20. Checklist thông tin gửi Minh Vân Logistics để kiểm tra shipment

Nếu doanh nghiệp đang có lô hàng thực tế, chỉ cần gửi các thông tin sau:

1. Tên hàng

Ví dụ:

• Furniture.
• Coffee.
• Cashew nuts.
• Machinery.
• Plastic products.
• Garments.

Tên càng cụ thể càng tốt.

2. Số lượng hàng

Ví dụ:

• 20 pallets.
• 150 cartons.
• 1.000 bags.

3. Gross Weight

Tổng trọng lượng cả bao bì.

4. Kích thước hoặc CBM

Đặc biệt quan trọng với LCL và air freight.

5. Điểm lấy hàng

Ví dụ:

• Bình Dương.
• Đồng Nai.
• Long An.
• TP.HCM.
• Hải Phòng.

6. Cảng đi

Nếu doanh nghiệp chưa biết, Minh Vân có thể dựa vào địa điểm đóng hàng để kiểm tra phương án.

7. Cảng/thành phố đến tại Mỹ

Ví dụ:

• Los Angeles.
• Long Beach.
• New York.
• Savannah.
• Houston.

Nếu giao tận kho, nên gửi ZIP code.

8. FCL hay LCL

Nếu chưa biết, gửi volume để kiểm tra.

9. Ngày hàng sẵn sàng

Đây là thông tin cần thiết để kiểm tra lịch tàu thực tế.

21. Trường hợp nào nên kiểm tra thủ tục trước khi báo cước?

Không phải shipment nào cũng nên bắt đầu bằng việc hỏi giá.

Với một số nhóm hàng, nên check commodity trước – quote sau.

Ví dụ:

• Thực phẩm.
• Nông sản.
• Hàng có nguồn gốc động thực vật.
• Hóa chất.
• Máy móc đã qua sử dụng.
• Hàng có pin.
• Hàng nguy hiểm.
• Mỹ phẩm.
• Thiết bị y tế.
• Sản phẩm cần kiểm soát chuyên ngành.

Lý do đơn giản:

Nếu hàng không đáp ứng điều kiện vận chuyển hoặc nhập khẩu thì giá cước rẻ cũng không giải quyết được vấn đề.

22. Minh Vân Logistics tiếp nhận một lô hàng đi Mỹ như thế nào?

Đối với khách hàng doanh nghiệp, Minh Vân ưu tiên xử lý theo dữ liệu shipment thay vì báo giá chung chung.

Thông thường, quá trình trao đổi sẽ đi theo hướng:

Bước 1: Nhận thông tin lô hàng

Tên hàng, khối lượng, volume, địa điểm và thời gian.

Bước 2: Xác định nhu cầu

FCL, LCL, port-to-port hay door delivery.

Bước 3: Kiểm tra tuyến

So sánh lịch tàu, transit time và phương án.

Bước 4: Xác định các đầu việc cần chuẩn bị

Hải quan, trucking, chứng từ hoặc các yêu cầu logistics liên quan.

Bước 5: Gửi phương án phù hợp

Thay vì chỉ gửi một dòng cước, mục tiêu là giúp doanh nghiệp biết shipment sẽ đi theo cách nào và cần chuẩn bị gì.

23. Câu hỏi thường gặp về thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ

Xuất khẩu hàng đi Mỹ cần những giấy tờ gì?

Thông thường gồm Commercial Invoice, Packing List, chứng từ vận chuyển và hồ sơ phục vụ khai hải quan.

Tùy mặt hàng có thể phát sinh thêm C/O, giấy phép, chứng nhận kiểm dịch hoặc chứng từ chuyên ngành.

Xuất khẩu hàng sang Mỹ có cần C/O không?

Không phải tất cả shipment đều mặc định cần cùng một loại C/O.

Doanh nghiệp nên kiểm tra theo yêu cầu buyer, mục đích chứng minh xuất xứ và quy định của lô hàng.

Hàng đi Mỹ cần làm thủ tục hải quan ở đâu?

Địa điểm và cách thực hiện phụ thuộc loại hình xuất khẩu, vị trí doanh nghiệp, cảng đi và quy trình hải quan áp dụng cho shipment.

Có thể xuất hàng đi Mỹ bằng LCL không?

Có.

LCL phù hợp với lô hàng nhỏ chưa đủ nguyên container.

Doanh nghiệp cần cung cấp số kiện, kích thước, gross weight và CBM để tính phương án.

Một container đi Mỹ mất bao lâu?

Transit time thay đổi theo cảng đi, cảng đến, hãng tàu và việc tuyến đi direct hay transshipment.

Do đó, nên kiểm tra lịch cụ thể cho từng shipment thay vì sử dụng một con số chung.

24. Một shipment đi Mỹ tốt bắt đầu trước ngày đóng hàng

Khi doanh nghiệp tìm kiếm thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ, điều cần tránh nhất là chỉ tập trung vào ngày mở tờ khai.

Thực tế, nhiều vấn đề phải được xử lý từ trước đó:

• Kiểm tra commodity.
• Xác định HS code.
• Kiểm tra requirement tại Mỹ.
• Hoàn thiện invoice và packing list.
• Chọn FCL/LCL.
• Booking tàu.
• Theo dõi cut-off.
• Chuẩn bị customs clearance.
• Kiểm tra draft B/L.
• Gửi pre-alert cho importer.

Nếu những bước này được chuẩn bị tốt, việc xuất hàng trở nên chủ động hơn rất nhiều.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ bắt đầu xử lý khi hàng đã đóng xong, rất dễ rơi vào trạng thái:

hàng đã sẵn nhưng hồ sơ chưa sẵn.

Đây chính là nguyên nhân của nhiều chi phí logistics không cần thiết.

Bạn đang có lô hàng chuẩn bị xuất sang Mỹ?

Thay vì chỉ hỏi:

“Cước hàng đi Mỹ bao nhiêu?”

hãy gửi Minh Vân thông tin shipment thực tế:

• Tên hàng
• Số kiện
• Gross Weight
• Kích thước hoặc CBM
• Địa điểm lấy hàng
• Cảng đi nếu đã xác định
• Cảng/thành phố/ZIP code tại Mỹ
• FCL hay LCL
• Ngày hàng sẵn sàng
• Incoterms nếu có

Ví dụ:

“Đồ nội thất, 1x40HC, 13.500 kg, lấy hàng Bình Dương, đi Los Angeles, hàng sẵn 25/8, FOB.”

Hoặc:

“Phụ tùng cơ khí, 8 pallet, 5,2 CBM, 2.800 kg, lấy tại Đồng Nai, giao Houston.”

Từ những dữ liệu này, Minh Vân Logistics có thể kiểm tra đúng tuyến vận chuyển, phương thức FCL/LCL và các đầu việc logistics cần chuẩn bị cho chính shipment của doanh nghiệp.

Nếu chưa xác định được cảng đến hoặc chưa biết nên đi FCL hay LCL, chỉ cần gửi tên hàng + số lượng/khối lượng + điểm lấy hàng + địa chỉ/thành phố nhận hàng tại Mỹ để đội ngũ Minh Vân có cơ sở phân tích phương án.

📞 Hotline tư vấn nhanh: 0934 588 008

📧 Email: han.sales@minhvanlogistics.com

🌐 Website: https://minhvanlogistics.com

💼 LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/minhvanlogistics

Hoặc nhấn vào đây để được hỗ trợ nhanh nhất