Thủ Tục Nhập Khẩu Máy Công Trình Mới Nhất 2026 – Hồ Sơ, Thuế Và Thủ Tục Hải Quan Chi Tiết

Máy công trình là nhóm thiết bị không thể thiếu trong các lĩnh vực xây dựng, khai thác khoáng sản, giao thông, cảng biển và phát triển hạ tầng. Cùng với nhu cầu đầu tư ngày càng tăng, hoạt động nhập khẩu máy công trình vào Việt Nam cũng diễn ra thường xuyên hơn.

Tuy nhiên, đây là mặt hàng có giá trị lớn, liên quan đến nhiều quy định về phân loại hàng hóa, thuế nhập khẩu và thủ tục hải quan. Chỉ cần khai báo sai mã HS, thiếu chứng từ hoặc chưa nắm rõ chính sách quản lý, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với việc chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho hoặc bị truy thu thuế.

Vì vậy, việc tìm hiểu thủ tục nhập khẩu máy công trình ngay từ khi chuẩn bị ký hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tính toán chi phí, thời gian và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh.

Trong bài viết này, Minh Vân Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết từ quy định nhập khẩu, hồ sơ hải quan, thuế, quy trình thực hiện đến những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thông quan nhanh và đúng quy định.

Máy công trình là gì?

Máy công trình là các loại máy móc, thiết bị chuyên dùng để thi công xây dựng, san lấp mặt bằng, khai thác khoáng sản hoặc phục vụ các công trình hạ tầng. Tùy theo chức năng và thiết kế, nhóm hàng này bao gồm nhiều chủng loại khác nhau như:

• Máy xúc bánh xích.
• Máy xúc bánh lốp.
• Máy đào.
• Máy ủi.
• Máy san gạt.
• Máy lu rung, máy lu tĩnh.
• Máy xúc lật.
• Máy cạp đất.
• Máy khoan cọc nhồi.
• Máy rải bê tông.
• Máy rải nhựa đường.
• Các thiết bị thi công chuyên dụng khác.

Mỗi loại máy sẽ có đặc điểm kỹ thuật, mã HS và chính sách nhập khẩu khác nhau. Do đó, doanh nghiệp không nên áp dụng chung một mã HS hoặc quy trình cho tất cả các dòng máy.

Chính sách nhập khẩu máy công trình mới nhất

Theo quy định hiện hành, phần lớn máy công trình mới được phép nhập khẩu vào Việt Nam theo thủ tục hải quan thông thường.

Tuy nhiên, đối với từng chủng loại thiết bị, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra trước các nội dung sau:

• Hàng hóa có thuộc danh mục cấm nhập khẩu hay không.
• Có thuộc diện quản lý chuyên ngành không.
• Có cần giấy phép nhập khẩu không.
• Có yêu cầu kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận hợp quy không.
• Có được hưởng ưu đãi thuế theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA) hay không.

Việc rà soát chính sách trước khi ký hợp đồng giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ và tránh những phát sinh ngoài dự kiến khi hàng cập cảng.

Máy công trình đã qua sử dụng có được nhập khẩu không?

Đây là một trong những câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Thực tế, máy công trình đã qua sử dụng vẫn có thể được nhập khẩu nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Tùy từng loại máy, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí như:

• Tuổi thiết bị.
• Tiêu chuẩn chất lượng.
• Khả năng vận hành.
• Hồ sơ kỹ thuật của nhà sản xuất.
• Chính sách quản lý đối với từng mặt hàng.

Nếu nhập khẩu máy công trình đã qua sử dụng, doanh nghiệp nên tìm hiểu trước quy định đối với máy móc cũ được phép nhập khẩu để đảm bảo thiết bị đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định và hạn chế phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

HS Code có vai trò như thế nào khi nhập khẩu máy công trình?

Một trong những bước quan trọng nhất khi thực hiện thủ tục nhập khẩu máy công trình là xác định đúng mã HS.

HS Code là căn cứ để cơ quan hải quan xác định:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Chính sách quản lý hàng hóa.
• Điều kiện nhập khẩu.
• Kiểm tra chuyên ngành (nếu có).

Nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn mã HS theo lô hàng trước hoặc tham khảo từ đơn vị khác mà không đối chiếu lại thông số kỹ thuật của thiết bị. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc khai sai mã HS và phát sinh các vấn đề trong quá trình thông quan.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên tra cứu HS Code ngay từ giai đoạn chuẩn bị nhập khẩu. Nếu chưa xác định được mã phù hợp, việc tham khảo thêm HS Code máy công trình theo từng chủng loại sẽ giúp quá trình khai báo chính xác hơn và tránh bị truy thu thuế sau này.

Thuế nhập khẩu máy công trình được tính như thế nào?

Thuế nhập khẩu máy móc thiết bị là khoản chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến tổng giá thành của lô hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính toán chính xác trước khi ký hợp đồng mua bán.

Thông thường, số thuế phải nộp sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như:

• Mã HS của hàng hóa.
• Quốc gia xuất xứ.
• Chứng nhận xuất xứ (C/O).
• Hiệp định thương mại được áp dụng.

Đối với máy công trình, doanh nghiệp thường phải nộp:

• Thuế nhập khẩu ưu đãi hoặc ưu đãi đặc biệt (nếu đáp ứng điều kiện hưởng FTA).
• Thuế giá trị gia tăng (VAT).

Trong trường hợp có C/O hợp lệ từ các quốc gia hoặc khu vực đã ký Hiệp định thương mại tự do với Việt Nam, mức thuế nhập khẩu có thể được giảm đáng kể, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

Hồ sơ nhập khẩu máy công trình gồm những gì?

Để thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu máy móc chứng từ theo quy định.

Thông thường, hồ sơ bao gồm:

Trong thực tế, nhiều lô hàng bị kéo dài thời gian thông quan do doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật. Điều này khiến cơ quan hải quan phải yêu cầu bổ sung hồ sơ để xác định chính xác mã HS và chính sách quản lý.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước khi đặt hàng?

Một sai lầm phổ biến là chỉ bắt đầu tìm hiểu thủ tục khi hàng đã được vận chuyển về Việt Nam. Điều này dễ khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động nếu phát sinh vấn đề về chính sách hoặc hồ sơ.

Để hạn chế rủi ro, trước khi ký hợp đồng nhập khẩu máy công trình, doanh nghiệp nên:

• Xác định đúng model và thông số kỹ thuật của thiết bị.
• Kiểm tra mã HS phù hợp.
• Tính trước thuế nhập khẩu và VAT.
• Kiểm tra điều kiện nhập khẩu đối với máy mới hoặc máy đã qua sử dụng.
• Chuẩn bị đầy đủ catalogue và tài liệu kỹ thuật từ nhà sản xuất.

Ngoài ra, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc khai báo hải quan, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói để được hỗ trợ từ khâu kiểm tra chính sách, xác định mã HS đến chuẩn bị hồ sơ và thông quan hàng hóa. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể nguy cơ hàng bị giữ hải quan trong quá trình nhập khẩu

Sau khi xác định được chính sách nhập khẩu và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước làm thủ tục hải quan. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp hàng hóa được thông quan nhanh mà còn hạn chế rủi ro phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Dưới đây là quy trình nhập khẩu máy công trình được áp dụng phổ biến hiện nay.

Bước 1. Kiểm tra chính sách nhập khẩu trước khi ký hợp đồng

Đây là bước quan trọng nhưng lại thường bị nhiều doanh nghiệp bỏ qua.

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra các thông tin như:

• Máy có được phép nhập khẩu không.
• Có thuộc diện quản lý chuyên ngành không.
• Có cần giấy phép nhập khẩu không.
• Có phải kiểm tra chất lượng không.
• Thuế nhập khẩu dự kiến là bao nhiêu.
• Có được hưởng ưu đãi thuế từ C/O hay không.

Việc kiểm tra trước sẽ giúp doanh nghiệp chủ động dự toán chi phí và hạn chế các rủi ro phát sinh khi hàng đã cập cảng.

Bước 2. Xác định chính xác HS Code

Sau khi có đầy đủ thông tin về model và catalogue sản phẩm, doanh nghiệp cần xác định đúng mã HS.

Việc lựa chọn đúng HS Code sẽ quyết định:

• Mức thuế nhập khẩu.
• Thuế VAT.
• Chính sách quản lý.
• Các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành (nếu có).

Trong nhiều trường hợp, cùng là máy xúc nhưng chỉ khác về cấu tạo hoặc chức năng đã có thể áp dụng mã HS khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng mã HS của các lô hàng trước hoặc tham khảo từ nguồn không chính thống.

Bước 3. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhập khẩu

Sau khi nhà cung cấp hoàn tất việc giao hàng, doanh nghiệp cần yêu cầu gửi đầy đủ chứng từ để phục vụ khai báo hải quan.

Các chứng từ cần kiểm tra gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Sales Contract.
• Bill of Lading.
• Catalogue.
• C/O (nếu có).
• Các tài liệu kỹ thuật khác.

Đặc biệt, catalogue cần thể hiện rõ:

• Model.
• Công suất.
• Chức năng.
• Cấu tạo.
• Hình ảnh thiết bị.

Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan xác định đúng mã HS.

Bước 4. Khai báo hải quan điện tử

Khi hàng về đến cảng hoặc sân bay, doanh nghiệp tiến hành khai báo trên hệ thống hải quan điện tử.

Thông tin khai báo bao gồm:

• Tên hàng.
• Mã HS.
• Số lượng.
• Trị giá.
• Xuất xứ.
• Thuế.
• Thông tin doanh nghiệp.
• Thông tin vận chuyển.

Sau khi khai báo thành công, hệ thống sẽ cấp số tờ khai và tiến hành phân luồng.

Bước 5. Phân luồng tờ khai hải quan

Thông thường, hệ thống hải quan sẽ phân thành ba luồng:

Luồng xanh

Đây là trường hợp thuận lợi nhất.

Doanh nghiệp chỉ cần hoàn thành nghĩa vụ thuế (nếu có), sau đó hàng sẽ được thông quan mà không phải kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế.

Luồng vàng

Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.

Nếu chứng từ đầy đủ và thông tin thống nhất, lô hàng sẽ được thông quan.

Trường hợp hồ sơ chưa chính xác hoặc còn thiếu, doanh nghiệp phải bổ sung theo yêu cầu của cơ quan hải quan.

Luồng đỏ

Đây là mức kiểm tra cao nhất.

Ngoài việc kiểm tra hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa để đối chiếu với nội dung khai báo.

Nếu kết quả kiểm tra phù hợp, doanh nghiệp sẽ được thông quan theo quy định.

Bước 6. Nộp thuế nhập khẩu

Sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành nộp:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế VAT.
• Các khoản phí khác (nếu phát sinh).

Việc nộp thuế đúng thời hạn sẽ giúp quá trình nhận hàng diễn ra nhanh hơn và tránh phát sinh chi phí lưu container hoặc lưu bãi.

Bước 7. Nhận hàng và vận chuyển về kho

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, doanh nghiệp sẽ:

• Nhận lệnh giao hàng.
• Thanh toán các khoản phí tại cảng.
• Làm thủ tục lấy hàng.
• Bố trí phương tiện vận chuyển về kho hoặc công trình.

Đối với các loại máy có kích thước lớn hoặc siêu trường, siêu trọng, doanh nghiệp cũng cần lên kế hoạch vận chuyển nội địa phù hợp để đảm bảo an toàn.

Thời gian làm thủ tục nhập khẩu máy công trình mất bao lâu?

Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Trên thực tế, thời gian thông quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Hồ sơ đầy đủ hay không.
• Kết quả phân luồng.
• Chính sách quản lý của mặt hàng.
• Việc nộp thuế đúng thời điểm.
• Khả năng phối hợp giữa các bên liên quan.

Nếu hồ sơ đầy đủ và tờ khai được phân luồng xanh, quá trình thông quan có thể hoàn thành trong thời gian ngắn.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp khai sai mã HS, thiếu catalogue hoặc chưa xác định đúng chính sách nhập khẩu, thời gian xử lý có thể kéo dài do phải bổ sung hồ sơ hoặc giải trình với cơ quan hải quan.

Những sai lầm thường gặp khi nhập khẩu máy công trình

Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp làm thủ tục hải quan, Minh Vân Logistics nhận thấy nhiều trường hợp phát sinh chi phí chỉ vì những lỗi rất phổ biến.

Khai sai HS Code

Đây là lỗi xảy ra nhiều nhất.

Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến:

• Áp sai thuế.
• Phải khai bổ sung.
• Truy thu thuế.
• Bị xử phạt vi phạm hành chính.

Thiếu catalogue

Không ít doanh nghiệp chỉ cung cấp Invoice và Packing List mà quên gửi catalogue.

Điều này khiến cơ quan hải quan không đủ cơ sở xác định chính xác mã HS, từ đó yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Khai sai tên hàng

Tên hàng cần thể hiện đúng bản chất sản phẩm.

Nếu chỉ khai chung chung như “Machine” hoặc “Construction Equipment”, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu sửa đổi hoặc giải trình thêm.

Không kiểm tra chính sách trước khi nhập khẩu

Một số doanh nghiệp ký hợp đồng trước rồi mới tìm hiểu quy định nhập khẩu.

Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt hoặc cần bổ sung giấy tờ.

Không kiểm tra chứng từ trước khi hàng về

Nhiều lô hàng bị chậm thông quan vì:

• Sai Invoice.
• Sai Packing List.
• Sai số container.
• Thiếu C/O.
• Thiếu catalogue.

Doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ chứng từ ngay khi nhà cung cấp gửi để kịp thời điều chỉnh trước khi hàng cập cảng.

Cần kiểm tra HS Code hoặc chính sách nhập khẩu trước khi đặt hàng?

Chỉ cần gửi tên hàng, model, catalogue hoặc hình ảnh sản phẩm, đội ngũ Minh Vân Logistics sẽ hỗ trợ:

✅ Tra cứu HS Code chính xác
✅ Kiểm tra chính sách nhập khẩu mới nhất
✅ Tư vấn thuế nhập khẩu và VAT
✅ Xác định giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

👉 Gửi hồ sơ ngay để được kiểm tra nhanh: Link

💬 Chat Zalo OA để được chuyên viên tư vấn miễn phí cho lô hàng của bạn: Link

Làm thế nào để hạn chế rủi ro khi nhập khẩu máy công trình?

Để quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra chính sách nhập khẩu trước khi đặt hàng.
• Xác định đúng HS Code.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
• Kiểm tra tính thống nhất của chứng từ.
• Chủ động tính trước thuế nhập khẩu.
• Theo dõi tiến độ vận chuyển.

Trong trường hợp phát sinh vướng mắc, việc xử lý sớm sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ hàng bị giữ hải quan, tránh kéo dài thời gian lưu kho và phát sinh thêm chi phí.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên theo dõi sát tiến độ xử lý hồ sơ và chứng từ để hạn chế tình trạng hàng về chậm, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, thi công hoặc bàn giao dự án.

Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc khai báo hải quan, sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và giảm thiểu các rủi ro trong toàn bộ quá trình nhập khẩu.